Архив организации:

от номенклатуры до уничтожения

1. Нормативная база и место архива в структуре организации
1.1. Законодательные требования и ответственность

• Обзор ключевых изменений в архивном законодательстве (125-ФЗ, новые перечни с сроками хранения).
• Виды архивов организаций (ведомственный, структурное подразделение, аутсорсинг) и их различия.
• Риски и штрафы за нарушения правил хранения, утрату или незаконное уничтожение документов.

1.2. Локальные акты архива
• Разбор структуры Положения об архиве организации (цели, задачи, функции, права).
• Должностные инструкции работников архива и назначение ответственных лиц.

2. Операционная работа: от дела до описи
2.1. Номенклатура дел и экспертиза ценности

• Правила составления номенклатуры дел на новый год (согласование с госархивом, если требуется).
• Экспертиза ценности: как не хранить лишнее и не уничтожить нужное. Работа экспертной комиссии (ЭК).
• Типичные ошибки при формировании дел (формирование дел по номиналам, а не по вопросам деятельности).

2.2. Оформление и передача дел в архив

• Полное и частичное оформление дел: нумерация листов, лист-заверитель, обложка, подшивка
• Составление описей дел (управленческая документация, личный состав). Отличия в описании.

3. Электронный архив и цифровизация
3.1. Гибридный архив: бумага + электронные документы

• Требования к хранению электронных документов (форматы, аутентичность, миграция).
• Оцифровка бумажных дел: когда это необходимо и как не создать «цифровую свалку».

3.2. Использование документов и выдача справок

• Порядок выдачи архивных справок, копий и выписок (социально-правовые запросы, подтверждение стажа).
• Учет использования документов и защита персональных данных при выдаче.