Слушатели семинара получат представление о современных требованиях хранения документов в архиве организации, познакомятся с порядком проведения экспертизы ценности документов и отбора их на хранение и уничтожение, подготовятся к проведению обработки документов архива, составлению описей дел, актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, архивных справок, выписок и другой учетной архивной документации.

Программа семинара:1 день:
Нормативно-методические документы по организации и ведению архива.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», с изменениями и дополнениями в Федеральном законе от 11.02.2013 № 10-ФЗ» Анализ последних изменений.
Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449).
Архив организации.
Виды архивов. Правила оперативного хранения документов. Законодательное регулирование работы архива. Компьютерные технологии в архивах.
Положение об архиве: должностные инструкции, задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива. Организация труда работников архива. Нормативы времени на работы в архиве.

Требования к помещению архива.
Требования к помещению, оборудованию и техническому оснащению архива. Создание и поддержание оптимальных условий хранения дел и документов. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование. Внеофисное хранение документов.
Комплектование архива документами структурных подразделений.
Комплект документов, необходимых для организации и функционирования архива, их виды и особенности. Классификация и учет документов в архиве. Организация поиска документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.
Проверка наличия и состояния документов в архиве.
Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.
Экспертиза ценности документов: порядок проведения и оформление результатов.
Положение об экспертной комиссии: задачи, функции, состав и порядок работы экспертной комиссии. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы.
Основные учетные документы архива.
Подготовка документов к архивному хранению. Передача документов на архивное хранение. Особенности передачи дел в архив, хранение финансовых документов и документов по личному составу. Правила составления и оформления архивных описей. Систематизация  дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Редакция существующих описей дел. Составление паспорта архива организации.
Требования к формированию и оформлению дел.
Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные ошибки и нарушения.
Номенклатура дел организации.
Номенклатура дел организации на 2023 год в соответствии с нормативными требованиями. Виды, структура, правила составления и оформления. Систематизация, формирование дел и составные части номенклатуры, оформление итоговой записи. Определение сроков. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.
Подготовка дел к передаче на государственное хранение.
Взаимодействие с государственными архивами. Взаимоотношения архива организации (ведомственного архива) с учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Право собственности организации на документы, передаваемые в государственный (муниципальный, частный) архив. Составление исторической справки к документам.
Использование документов архива.
Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.
Технологии внеофисного и электронного хранения документов.
Постановка электронного документооборота в компании: введение и адаптация, технологии электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронном виде.
Практическое занятие по составление номенклатуры дел организации.
На основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок.
2 день:
Современный архив ー электронный архив.
Понятие и функции современной системы электронного архива. Проблемы и причины их возникновения, оценка рисков при работе с архивными документами. Функции и возможности системы современного архива электронных документов.
Нормативно-правовая база для создания системы электронного архива.
Обзор Федеральных законов, нормативно-правовых актов и рекомендаций, регулирующих деятельность организаций при создании и внедрении систем электронного архива.
Процессный подход к управлению документами в электронном архиве.
Управление бизнес-процессами и место электронного архивного документа в жизненном цикле документов организации. Классический и процессный подход к управлению электронными документами. Управление бизнес-процессами: понятие и примеры настройки. Движение электронного документа и его жизненный цикл.
Этапы создания электронного документа в архиве.
Организация сканирования документов. Распознавание. Идентификация и маркировка документов.
Обзор современных систем работы с электронным архивом.
Функциональный состав современных систем электронного архива (Documentum, Directum, Carabi, DocsVision, 1C и др.). Сравнение систем на реальных примерах. Принципы выбора системы для организации электронного архива.
Проектирование системы электронного архива.
Проблемы и решения. Подготовка технического задания на разработку и внедрение системы. Создание технического проекта: структура документа и практикум по созданию. Обоснование стоимости системы и способы сокращения затрат.
Придание юридической значимости электронному документу.
Понятие электронной цифровой подписи и обзор законодательства в этой области. Особенности подписания электронного документа. Обмен юридически значимыми документами между подразделениями и контрагентами; электронный архив документов с ЭЦП.
Подготовка к внедрению системы.
Методика внедрения системы электронного архива на предприятии. Приемка разработанной системы электронного архива. Создание команды внедрения. Пилотное тестирование. Перечень знаний для успешного внедрения.
Оцифровка бумажного архива.
Способы организации работы и оценка затрат. Особенности организации процесса оцифровки. Придание юридической значимости документам. Организация процесса передачи оцифрованных документов.
От электронного архива к созданию корпоративной информационной системы управления предприятием.
Дальнейшее развитие внедренной системы электронного архива. Оптимизация внутренних бизнес-процессов. Обзор примеров внедрений.